Memaksimalkan Pelayanan dengan Electronic Data Capture (EDC)

Menurut Kepala Seksi (Kasi) Pusat Data Elektronik (PDE) PDAM Tirta Musi Azhar Kamarullah, EDC berfungsi seperti komputer biasa, dengan processor, RAM, hard-disk dan tentu saja operating system sendiri. EDC dilengkapi dengan mesin cetak atau printer mini.
Dari tipe komunikasinya, alat EDC terdiri dari 2 macam yaitu menggunakan kabel dan tanpa kabel (wireless). EDC yang menggunakan kabel, dalam komunikasinya dengan database dapat menggunakan media komunikasi kabel telepon atau lainnya. Sedangkan EDC wireless memanfaatkan teknologi transfer data GPRS dari kamunikasi telepon selular (hand phone).
EDC wireless merupakan terobosan dalam teknologi informasi di mana hambatan dari EDC kabel yang tidak mobile dapat diatasi dengan EDC wireless. Dan yang terpenting, ujar Azhar, alat EDC-GPRS mempunyai bentuk yang simple, ringkas, ringan sehingga mudah dibawa kemana-mana (mobile). Pendek kata EDC-GPRS dapat menjadi sarana pembayaran yang efektif dan efisien

Pertama di PDAM
Penggunaan EDC-GPRS secara umum telah banyak diaplikasikan seperti di supermarket, sufflier makanan, perbankan, perusahaan ekspedisi dan sebagainya untuk pembayaran barang atau melakukan transaksi online baik menggunakan kartu kredit, debit, maupun cash dengan bukti pembayaran dicetak di tempat.
Namun, untuk penggunaan EDC-GPRS dengan metode jemput bola (door to door) di kalangan PDAM di Indonesia, rasanya baru dilakukan oleh PDAM Tirta Musi. “Salah satu alasan PDAM Tirta Musi akhirnya memutuskan untuk menggunakan EDC-GPRS dikarenakan sifat mobile yang dimilikinya sehingga sangat cocok untuk digunakan oleh penagih dalam melaksanakan tugasnya,” ujar Azhar.
“Sebelum menggunakan EDC, para penagih itu membawa bill (kertas tagihan) per lembar per pelanggan. Namun setelah pakai alat EDC tidak perlu lagi membawa bill, cukup membawa alat EDC sehingga lebih simple. Manfaat lainnya kepercayaan diri penagih menjadi tinggi dan karyawan menjadi tidak gaptek,” kata Plt. Kasi Penagihan Unit Sako Kenten PDAM Tirta Musi M. Hasir.
Sebagai informasi, penagihan EDC di PDAM Tirta Musi bekerja sama dengan Koperasi PDAM dan pihak ketiga yakni PT. Multi Data Palembang (MDP). Petugas penagih (collector) merupakan pegawai outsourcing dari koperasi. Sedangkan PT. MDP bekerja sama dengan koperasi sebagai pihak yang menyediakan investasi alat EDC, gateway, fasilitas internet, kertas struk rekening dan biaya GPRS serta pemeliharaan. PDAM hanya mengeluarkan biaya fee untuk setiap rekening yang dilunasi pelanggan kepada koperasi dan pihak MDP mendapatkan fee dari koperasi sesuai dengan kontrak kerjasama.

Bagaimana EDC bekerja?
Masih menurut Azhar, alat EDC-GPRS bekerja dengan memanfaatkan teknologi GPRS yang dimiliki oleh operator ponsel. Layaknya sebuah HP, alat ini menggunakan chip kartu ponsel (prabayar/pasca bayar) GSM sebagai sarana komunikasi data untuk transaksi keuangan seperti pembayaran transaksi perbankan (kartu kredit, debit), transaksi pembayaran atau pembelian barang, telepon, pelunasan rekening air (PDAM) dan lain-lain.
“Apa saja yang harus dipersiapkan PDAM untuk mengoperasikan sistem ini, sebenarnya tidak banyak karena kita hanya mengganti metode penagihan secara manual dengan membawa lembar rekening yang telah tercetak dengan alat EDC yang dapat melunasi secara online,” kata Azhar.
Beberapa hal yang harus dipersiapkan agar penggunaan alat ini dapat berjalan adalah: adanya operator telepon GSM terutama yang mempunyai layanan sinyal GPRS yang baik dan stabil, alat EDC-GPRS dengan battery dan charger, serta adanya fasilitas internet untuk komunikasi data.
Kemudian fasilitas gateway internet agar EDC berfungsi sebagai penyaring dan pengarah data dari internet ke server (pusat data billing pelanggan) di PDAM maupun sebaliknya, adanya program database yang baik dan compatible seperti SQL atau Oracle server, dan program pendukung untuk operator pengawas penagih dan pelaporan (dapat dibuat dari program visual basic atau program lainnya).

Meningkatkan kepuasan pelanggan
Menurut Kabag Pengolahan Data dan Rekening (PDR) PDAM Tirta Musi Syamsul Harun, program EDC yang mulai running sejak Agustus 2009 diaplikasikan semata-mata untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, terutama para pelanggan yang jauh dari loket-loket pembayaran. Di samping itu, EDC juga mampu meminimalkan komplen-komplen pelanggan, terutama komplen double bayar.
“Sebelum ada program EDC kita ada dua sistem pembayaran secara manual. Dari enam unit pelayanan kita yakni Rambutan, Km IV, 3 Ilir, Sako Kenten, Seberang Ulu dan Kalidoni, sebagian sudah online sebagian belum. Untuk payment point kita juga sudah bekerja sama dengan bank dan PT. Pos. Sementara yang belum online kita print bill-nya setiap bulan dan diantar ke pelanggan atau pelanggan sendiri yang datang ke loket,” katanya.
Pada saat itu, sambung Syamsul, karena sebagian sudah online system, begitu lunas otomatis data pelunasan juga masuk ke server PDAM secara realtime. Sementara yang belum online, setelah didatangi collector butuh jeda sekitar 1 hari untuk memasukkan data pelunasan ke server PDAM. Nah pada saat jeda 1 hari itulah sering terjadi double bayar. Namun sekarang hal ini sudah bisa diatasi dengan EDC karena data pelunasan rekening pelanggan bisa langsung online ke server PDAM saat itu juga.
“Harapan kami tingkat pelayanan makin bagus. Juga sesuai target yang sudah dituangkan dalam business plan, cakupan pelayanan meningkat, yah tentunya harus kerja keras. Dari sisi efisiensi penagihan kami sekarang naik, sudah mendekati 93 persen. Target kami di akhir tahun ini 95 persen,” ujar Direktur Umum Mirna Syaulia.
Dikatakan Mirna, pola penagihan secara door to door yang diterapkan PDAM Tirta Musi, menyumbang 70 persen dari total penerimaan rekening air per bulannya. Artinya sebanyak 30 persen pelanggan membayar langsung ke payment point yang disediakan PDAM setiap bulannya.

Electronic Data Capture-GPRS
Keuntungan
1. Pembayaran rekening air dapat dilakukan secara online 100 persen.
2. Meminimalisir terjadinya rekening double.
3. Informasi rekening real-time (berguna untuk tim pemutusan).
4. Tidak ada penundaan penyetoran pembayaran.
5. Tidak ada proses pengembalian struk (bila ditagih manual).
6. Tidak ada proses cetak rekening.
7. Kemudahan dalam monitoring pelunasan rekening.
8. Dapat melakukan penagihan terhadap rekening tunggakan.
9. Dapat memperpendek siklus penagihan sehingga menghemat tenaga kerja (dapat dialihkan ke fungsi kerja lain), hemat biaya dan waktu.
10. Meminimalisir penyalagunaan uang hasil penagihan oleh petugas penagih.
11. Citra pelayanan semakin meningkat.

Kelemahan
1. Gangguan sinyal GPRS dari operator GSM seperti lemahnya kekuatan sinyal akibat jauh dari tower BTS operator, listrik mati di suatu BTS sehingga sinyal pun ikut mati, naik turunnya frekuensi GPRS (kadang baik, kadang jelek).
2. Baterai cepat habis akibat gangguan sinyal baterai beroperasi lebih keras untuk mencari sinyal yang baik.

 

 

--------------------------------------------------------------------------------------

Login:
Password:
Google map
Mail Account Corporate.
Target, Visi & Misi TIRTA MUSI.
Network Administrator .
 
2009 ©Gunawan.sukmawansyah@ gmail.com